กระบวนการการจัดการข้อมูลขององค์กร (Organizational Data Management Process) การเปลี่ยนแปลงทางสภาพสังคมเศรษฐกิจ ของมนุษย์ในช่วงยุคอุตสาหกรรม 4.0 เป็นต้นมา ทำให้สังคมของมนุษย์มีความสลับซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นจนองค์กรต่างๆที่อยู่ภายใต้สังคมต้องมีการปรับตัวโดยการใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจในการดำเนินการขององค์กรหรือการแก้ปัญหา ในขณะเดียวกันข้อมูลต่างๆก็ถูกสร้างขึ้นมาเป็นจำนวนมากโดยการใช้เทคโนโลยีหรือมีรูปแบบวิธีการวัดข้อมูลต่างๆให้อยู่ในระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น จึงทำให้องค์กรทั้งภาครัฐและเอกชนต่างพยายามที่จะจัดการกับข้อมูลที่มีอยู่เป็นจำนวนมากเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้อย่างแม่นยำหรือช่วงชิงความได้เปรียบจากการมีข้อมูล
แต่อย่างไรก็ตามการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องอาศัยผู้ที่มีทักษะความรู้ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นมาดำเนินการจัดการข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลสามารถระบุถึงความจริงที่เกิดขึ้นได้อย่างแม่นยำ ซึ่งวิธีการจัดการข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบของกระบวนการตั้งแต่การวัดข้อมูลจนไปถึงการนำเสนอข้อมูล รวมทั้งหมด 4 ขั้นตอน
- การวัดและจัดเก็บข้อมูล
- การจัดเรียงและวิเคราะห์ข้อมูล
- การแปลความหมายข้อมูล
- การนำเสนอข้อมูลและสิ่งที่ได้จากข้อมูล
การวัดและจัดเก็บข้อมูล
โดยธรรมชาติแล้วข้อมูลที่อยู่ในองค์กรไม่ว่าจะเป็นภาครัฐเอกชนหรือธุรกิจต่างๆจะเผชิญหน้ากับข้อมูลที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาและข้อมูลเกือบทั้งหมดไม่ได้เกิดขึ้นในรูปแบบของตัวเลขเพียงแต่ว่าองค์กรจะต้องเลือกเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นในรูปแบบต่างๆเพื่อให้สะดวกต่อการใช้งาน ยกตัวอย่างเช่นข้อมูลพฤติกรรมผู้บริโภค ข้อมูลความรู้สึกที่มีต่อตราสินค้า หรือข้อมูลความเชื่อที่มีต่อการโฆษณาหรือประชาสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นจากองค์กร องค์กรไม่สามารถจัดเก็บข้อมูลทุกชนิดที่เกิดขึ้นในรอบๆองค์กรได้หากแต่องค์กรจะต้องเรียนรู้ในการระบุปัญหาที่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจและระบุว่าข้อมูลนั้นคือข้อมูลใดมีลักษณะของข้อมูลเป็นรูปแบบใด วิธีการจัดเก็บจะสามารถทำได้อย่างไร สิ่งเหล่านี้เป็นโจทย์ใหญ่ให้กับผู้ที่ดำเนินการในการจัดการข้อมูลที่จะต้องระบุให้ชัดเจนถึงรูปแบบลักษณะและตัวแปรที่กำหนดข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลนั้นเป็นข้อมูลที่ถูกต้องต่อการแก้ปัญหาในแต่ละครั้ง
ดังนั้นกระบวนการการวัดและจัดเก็บข้อมูลจึงต้องอาศัยทักษะและความรู้ที่เกี่ยวข้องกับบริบทของปัญหาพร้อมทั้งระบุได้ว่าข้อมูลอะไรที่องค์กรจะต้องจัดเก็บ โดยการใช้เครื่องมืออะไรในการจัดเก็บรวมถึงการออกแบบนโยบายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลนั้นมีความแม่นยำและปลอดภัยที่สุด
การจัดเก็บข้อมูลถือว่าเป็นจุดเริ่มต้นของการจัดการข้อมูลที่สำคัญเพราะถ้ามีการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่เรียบร้อย เป็นระบบ ถูกต้อง และมีความต่อเนื่อง จัดส่งผลต่อไปยังขั้นตอนอื่นๆของขบวนการจัดการข้อมูลไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของการวิเคราะห์รวมไปถึงโอกาสที่จะแปลความหมายของข้อมูลได้ผิดพลาด อันเป็นการนำไปสู่การตัดสินใจหรือการออกนโยบายที่ผิดพลาดขององค์กร
การจัดเรียงและการวิเคราะห์ข้อมูล
หลังจากที่ได้มีการจัดเก็บข้อมูลที่ได้ระบุเอาไว้ในขั้นตอนแรกแล้วข้อมูลเหล่านี้จะต้องถูกนำมาแปรสภาพจากข้อมูลดิบสู่สารสนเทศเพื่อให้ข้อมูลสามารถบ่งบอกถึงเหตุการณ์ ด้วยเทคนิคต่างๆไม่ว่าจะเป็นเทคนิคทางสถิติเทคนิคทางคณิตศาสตร์ หรือเทคนิควิทยาศาสตร์ข้อมูล เทคนิคต่างๆจะเปลี่ยนแปลงไปตามธรรมชาติและรูปแบบของข้อมูลซึ่งนักวิทยาศาสตร์ข้อมูล นักสถิติ ได้คิดคนขึ้นเพื่อให้ข้อมูลเหล่านั้นถูกจัดการได้อย่างถูกต้องและมีความแม่นยำที่สุดให้สามารถตอบถึงปัญหาเฉพาะจุด จับข้อมูลที่เก็บมาได้ การวิเคราะห์ข้อมูลจึงเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ที่นักจัดการข้อมูลจะต้องเลือกใช้เทคนิคและวิธีการต่างๆให้ได้คำตอบที่ต้องการให้สามารถตอบสนองต่อความหลากหลายของข้อมูลในรูปแบบและจำนวนได้ ยิ่งไปกว่านั้นการวิเคราะห์ข้อมูลยังอาจใช้เครื่องมือที่มีความสลับซับซ้อนเช่นคอมพิวเตอร์ที่มีขีดความสามารถสูงหรือรูปแบบโปรแกรมใหม่ๆ ตลอดจนการใช้ปัญญาประดิษฐ์ที่มาช่วยในการประมวลผล
การวิเคราะห์ข้อมูลสามารถแบ่งออกเป็นรูปแบบใหญ่ๆได้ดังนี้คือ การจัดเรียงข้อมูล การเปรียบเทียบข้อมูล และการพยากรณ์จากข้อมูล
การจัดเรียงข้อมูลเป็นการนำข้อมูลมาเรียงร้อยในเงื่อนไขที่ได้กำหนดไว้เพื่อให้สะดวกต่อการพิจารณาการเปลี่ยนแปลงของข้อมูลที่เกิดขึ้นรวมไปถึงการจัดเรียงข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลมีความเป็นระเบียบทำให้สามารถสังเกตเห็นสิ่งผิดปกติของข้อมูลที่เกิดขึ้นทั้งจากความผิดปกติในเหตุการณ์หรือความผิดปกติของข้อมูลเอง
การเปรียบเทียบข้อมูล เป็นการวิเคราะห์ที่มีความหลากหลายไม่ว่าจะเป็นการเปรียบเทียบค่ากลางของข้อมูล การเปรียบเทียบความเข้ากันได้หรือการจัดกลุ่มข้อมูล การเปรียบเทียบขนาด การเปรียบเทียบรูปแบบการเคลื่อนไหว สิ่งต่างๆเหล่านี้จะเป็นต้องอาศัยการคำนวณด้วยเครื่องมือและเทคนิคต่างๆเพื่อให้ยืนยันว่าข้อมูลที่มีความหลากหลายนั้นมีความแตกต่างกันในแต่ละกลุ่มหรือแต่ละจุดที่ทำการเปรียบเทียบจริงหรือไม่ และยังรวมไปถึงการวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของข้อมูล ซึ่งข้อมูลอาจจะอยู่ในรูปแบบของภาคตัดขวางหรือเป็นแบบอนุกรมเวลาก็ได้ดังนั้นการวิเคราะห์ข้อมูลจึงต้องอาศัยความรู้และเทคนิคทางสถิติและคณิตศาสตร์เข้ามาประกอบกับทักษะในการเลือกใช้เครื่องมือต่างๆทางสถิติและคณิตศาสตร์ให้เหมาะสมกับข้อมูลที่เกิดขึ้นนอกจากนั้นยังต้องเรียนรู้ในการประยุกต์ทฤษฎีทางสถิติและคณิตศาสตร์ต่างๆเพื่อใช้ในการตอบโจทย์ปัญหาทางการตัดสินใจขององค์กรได้
ในขั้นสุดท้ายของการวิเคราะห์ข้อมูลคือการพยากรณ์ข้อมูลเป็นการใช้ข้อมูลในอดีตเพื่อที่จะพยายามบอกว่าความน่าจะเป็นที่จะเกิดขึ้นในโอกาสต่อไปหรือในอนาคตจะเป็นอย่างไรโดยอาศัยรูปแบบการทำซ้ำของข้อมูลซึ่งจะอยู่ในวิธีการของการสร้างสมการ หรือการใช้ปัญญาประดิษฐ์ก็ได้
การแปลความหมายข้อมูล
หลังจากที่ข้อมูลได้ถูกวิเคราะห์และได้ค่าการวิเคราะห์ต่างๆออกมาแล้วนักการจัดการข้อมูลจะต้องนำค่าเหล่านั้นมาเรียงร้อยกันเพื่ออธิบายว่าเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลต่างๆนั้นเกิดอะไรขึ้นพร้อมทั้งมีเหตุผลในการรองรับเพื่อทำให้เกิดความเข้าใจเกี่ยวกับบริบทหรือปรากฏการณ์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่ได้มา ในการแปลความหมายข้อมูลจึงต้องอาศัยประสบการณ์และหลักการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลต่างๆเพื่อให้สามารถอธิบายสิ่งที่อยู่เบื้องหลังและเป็นข้อความจริงได้มากที่สุดรวมถึงสามารถที่จะอธิบายในมิติต่างๆของบริบทหรือเหตุการณ์นั้นๆ พูดที่สามารถแปลความหมายข้อมูลได้ดีจะสามารถนำข้อมูลเหล่านี้ไปสู่การสร้างวิธีการแก้ปัญหาหรือแนวทางการตัดสินใจที่มีความหลากหลายและสร้างสรรค์ได้มากยิ่งขึ้น
การแปลความหมายข้อมูลจึงมีความเป็นศิลปะที่อยู่บนหลักการทางวิทยาศาสตร์และต้องอาศัยความรู้ในการพิสูจน์ความจริงว่าสิ่งที่สร้างขึ้นมาในสมมติฐานข้อมูลสามารถอธิบายได้อย่างไรและมีอะไรที่เป็นการยืนยันถึงความจริงที่เกี่ยวข้องในบริบทตรงนั้น
การนำเสนอข้อมูลและสิ่งที่ได้จากข้อมูล
หลังจากที่นักการจัดการข้อมูลได้ทำการจัดการข้อมูลวิเคราะห์และแปลความหมายต่างๆแล้วข้อมูลเหล่านี้จะเกิดประโยชน์ก็ต่อเมื่อนำข้อมูลไปสร้างเป็นแนวทางในการปฏิบัติ การแก้ปัญหา การตัดสินใจ รวมไปถึงการชักจูงใจให้ผู้ที่เกี่ยวข้องนั้นสามารถที่จะดำเนินการภายใต้ข้อบ่งชี้ของข้อมูลเดียวกัน
การนำเสนอข้อมูลจึงเป็นการสร้างทักษะที่จะเลือกข้อมูลที่จำเป็นและสำคัญเพื่อให้ผู้ที่ได้รับฟังนั้นปฏิบัติตามตามวัตถุประสงค์ของผู้นำเสนอเช่น การทำให้เข้าใจ การทำให้เชื่อและคล้อยตาม ตลอดจนการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมหรือการตัดสินใจในการแก้ไขปัญหา ดังนั้นการนำเสนอข้อมูลเป็นการทั้งย่อและย่อยข้อมูลที่เกิดขึ้นกับจำนวนมากไปสู่จุดที่สามารถเข้าใจได้โดยง่ายและให้ผู้ที่ได้รับฟังข้อมูลนั้นเชื่อพร้อมทั้งมีการเปลี่ยนแปลงบางสิ่งบางอย่างทางด้านพฤติกรรมของผู้รับฟังข้อมูล ซึ่งจะต้องอาศัยเทคนิคการนำเสนอ อย่างมีตรรกะทางความคิด ที่น่าสนใจจนเกิดการกระตุ้นถึงความต้องการหรือพฤติกรรมของคนอื่นได้
การนำไปใช้สำหรับองค์กร
ในการจัดการข้อมูลหากเป็นองค์กรขนาดเล็กไม่มีตัวเลือกหรือผู้มอบหมายงานได้มากนัก ทุกคนในองค์กรจำเป็นที่จะต้องมีความเข้าใจเกี่ยวกับข้อมูลหรือมีคนที่รับผิดชอบทางด้านข้อมูลเช่นเจ้าของหรือผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจเป็นผู้ดำเนินงานเกี่ยวกับข้อมูลทั้งหมดเพื่อให้ผู้ที่ตัดสินใจนั้นสามารถใช้ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
แต่ในกรณีขององค์กรขนาดใหญ่เป็นองค์กรที่มีทรัพยากรบุคคลที่สามารถมอบหมายงานและให้การทำงานที่เกี่ยวกับข้อมูลสามารถกระจายไปยังหลายภาคส่วนได้ดังนั้นผู้ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลจึงไม่จำเป็นที่จะต้องเป็นเพียงบุคคลเดียวและรับผิดชอบทุกอย่างเกี่ยวกับข้อมูลขึ้นอยู่กับวิธีการวางแนวทางในการปฏิบัติและการต่อนโยบายที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล รวมไปถึงการมอบหมายงานที่อยู่ในคำอธิบายงานหรือคำสั่งจากผู้บังคับบัญชา แต่ทั้งนี้ผู้บริหารองค์กรต้องให้ความสำคัญเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลและมีเกณฑ์ชี้วัดที่ถูกต้องว่าข้อมูลนั้นได้ทำการจัดการได้อย่างถูกต้องตามที่ได้กำหนดเอาไว้หรือไม่
การมอบหมายหน้าที่ในการจัดการข้อมูล
ในกระบวนการของการวัดและการจัดเก็บข้อมูลสามารถมอบหมายไปให้ผู้ปฏิบัติงานที่อยู่หน้างานหรือผู้ที่พบเจอกับข้อมูลหรือแหล่งกำเนิดของข้อมูลเป็นผู้จัดเก็บ องค์กรต้องตระหนักถึงว่าการจัดเก็บข้อมูลนั้นจะต้องไม่เป็นภาระที่เกินกว่าจำเป็นรวมไปถึงเป็นการสร้างความยุ่งยากในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานด้วย หากเป็นไปได้องค์กรจะต้องออกแบบเครื่องมือในการวัดและการจัดเก็บข้อมูลที่ในรูปแบบของออโตเมติกโดยการใช้เครื่องจักรหรือเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือในการวัดข้อมูลและนำไปสู่การบันทึกในระบบที่เป็นอัตโนมัติ โดยที่ผู้ที่อยู่หน้างานเป็นผู้ตรวจสอบว่าข้อมูลนั้นยังถูกจัดเก็บอย่างสม่ำเสมอเป็นไปตามปกติหรือไม่ คอยตรวจสอบว่ามีสิ่งบ่งชี้ถึงความผิดปกติของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจากข้อมูลหรือไม่เช่นมีค่าบางค่าที่สูงหรือต่ำผิดปกติซึ่งผู้วัดและจัดเก็บข้อมูลจะต้องเป็นผู้ที่รายงานความผิดปกตินั้นให้กับผู้ที่รับผิดชอบได้ทราบตามนโยบายที่กำหนดหรือโดยเร็วที่สุด
การวิเคราะห์ข้อมูล
ในการมอบหมายงานขององค์กรการวิเคราะห์ข้อมูลไม่ได้จำเป็นจะต้องอยู่แต่เฉพาะฝ่ายงานที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลเท่านั้นแต่หากว่าองค์กรสามารถที่จะเสริมสร้างทักษะการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นต้นเพื่อทำการตรวจสอบหรือประเมินลักษณะการปฏิบัติงานตามปกติ ก็จะสามารถช่วยให้องค์กรมีผู้เฝ้าระวังผ่านทางข้อมูลที่เกิดขึ้นขององค์กรได้จำนวนมากและสามารถช่วยให้มีการปรับตัวหรือตัดสินใจในการแก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
ในขณะที่บุคลากรที่ทำหน้าที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลโดยตรงบุคลากรเหล่านี้ก็จะเป็นการสร้างแนวคิดใหม่ๆหรือนวัตกรรมที่เกิดขึ้นจากข้อมูลที่องค์กรมีเพื่อให้เกิดแนวทางของการออกแบบกลยุทธ์หรือวิธีการแก้ปัญหา หรือนโยบายใหม่ๆที่เกิดขึ้นเพื่อให้สามารถอธิบายถึงเหตุการณ์ที่องค์กรสนใจหรือปัญหาได้
การแปลความหมายของข้อมูล
เป็นทักษะหนึ่งที่ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลทุกคนจำเป็นจะต้องมีเพื่อให้รู้ว่าข้อมูลเหล่านั้นกำลังอธิบายถึงเรื่องอะไร แต่รูปแบบรายการแปลความหมายของข้อมูลจะมีทั้งการแปลความหมายที่มีความซับซ้อนสูงหรือเป็นการแปลความหมายขั้นพื้นฐานขึ้นอยู่กับว่าองค์กรได้มอบหมายให้ใครปฏิบัติหน้าที่ได้มากน้อยขนาดไหน ผ่านทางนโยบายขององค์กรที่จะต้องทำการอธิบายและเสริมสร้างทักษะให้กับผู้ปฏิบัติงานภายในองค์กรได้เข้าใจและสามารถทำได้อยู่ในรูปแบบหรือมาตรฐานเดียวกัน
การนำเสนอข้อมูลและสิ่งที่ได้จากข้อมูล
สิ่งนี้ถือว่าเป็นทักษะที่สำคัญของผู้นำเสนอไม่ว่าจะเป็นนักวิเคราะห์ข้อมูลหรือผู้บริหารขององค์กร เนื่องจากเป็นการนำเสนอข้อมูลเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับบุคคลอื่นที่ไม่ได้ผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลหรือที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับข้อมูลในขั้นต้นแต่จำเป็นต้องอาศัยทักษะหรือการทำงานร่วมกันบางประการ บางครั้งการนำเสนอข้อมูลอาจจะอยู่ในรูปแบบของการรายงานในที่ประชุม การแถลงผลงานประจำปี การประชุมเพื่อแจ้งถึงนโยบายใหม่ และการเขียนรายงานเพื่อนำไปสู่ผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ
การนำเสนอข้อมูลและรายงานสิ่งที่ได้จากข้อมูลถือว่าเป็นการบูรณาการทางความคิดที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นการรวบรวม การวิเคราะห์ และการตีความหมาย นำมาสรุป ย่อ ย่อย ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับฟังรับรู้หรือรับทราบ ดังนั้นผู้ที่นำเสนอข้อมูลจึงต้องมีความเข้าใจในกระบวนการของการบริหารข้อมูลทั้งหมดและสามารถชี้ประเด็นที่มีความสำคัญเกี่ยวกับทุกข้อมูลที่ต้องการนำเสนอได้อย่างเป็นเหตุและเป็นผล
หากองค์กรใดมีความเข้าใจในการใช้ข้อมูลและสามารถพัฒนาบุคลากรของตนเองให้สามารถใช้ข้อมูลที่มีอยู่อย่างมากมายให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้รวมไปถึงมีระบบและวิธีการจัดเก็บข้อมูล ทั้งข้อมูลที่เป็นข้อมูลจากแหล่งข้อมูลหรือข้อมูลที่เกิดจากการตกผลึกองค์ความรู้จากการบริหารข้อมูลและใช้ข้อมูลมาแล้วองค์กรต่างๆเหล่านี้ก็ย่อมที่จะได้เปรียบในการแข่งขันรวมไปถึงสามารถตัดสินใจได้เป็นข้อเท็จจริงที่มีความแม่นยำและตอบสนองต่อปัญหาต่างๆขององค์กรได้ในที่สุด
ดร.นารา กิตติเมธีกุล