การประชุมมีปัญหาด้วยเหรอ เอาจริงๆ เยอะเลยที่มีปัญหา เพราะว่า การประชุมเป็นการเอาคนมารวมกันเพื่อช่วยกันคิด พิจารณา และรับผิดชอบงานร่วมกัน บางครั้งหลายองค์กรอาศัยการประชุมเยอะมาก จนกลายเป็นคำพูดว่า #เขาจ้างมาประชุม
การประชุมถ้ามากเกินไปก็ใช้ว่าจะได้ผลดี เพราะการประชุมทำให้กินเวลาในการทำงาน เนื่องจากทุกคนที่เข้าประชุมต้องเอาสมาธิและเวลามาใส่ในการประชุมทั้งหมด การประชุมจะเกิดผลดีต่อการคิด แต่จะเกิดผลเสียต่อการสร้างผลงานและผลิต ยิ่งเป็นคนที่ต้องปฏิบัติแล้ว ยิ่งมีผลเสียมาก ดังนั้น ก่อนที่เราจะมาจัดการปัญหาในการประชุมเรามารู้จักการประชุมก่อนว่ามีกี่ประเภท
#การประชุมเพื่อการแจ้งให้ทราบ กระประชุมประเภทนี้มักจะใช้กับการประชุมประจำปี การแถลงผลงาน การแถลงนโยบาย ส่วนใหญ่จะเป็นการสื่อสารทางเดียว บางครั้งเราเรียกว่า Town Hall ซึ่งอาจจะเปิดโอกาสให้มีคำถามได้บ้างในบางครั้ง หรือ อาจจะมีการลงมติเพื่อทำประชาพิจารณ์ หรือ มิตผู้ถือหุ้นได้ในการประชุม แต่ว่าก็ยังคงเป็นเรื่องการสื่อสารทางเดียวเป็นหลัก
#การประชุมเพื่อขอมติจากคณะกรรมการ เป็นการประชุมเพื่อให้คนที่ลงมติต้องร่วมกันรับผิดชอบในการติดสินใจผ่านมติ อย่างเช่นการประชุมรัฐมนตรี การประชุมกรรมการพิจารณางบประมาณ หรืออะไรก็ตามที่ต้องการการรับผิดชอบจากการมีผลกระทบให้คุณให้โทษกับคนอื่นได้
#ประชุมเพื่อรายงานการทำงาน การประชุมแบบนี้เหมือนกับการการแจ้งให้ทราบและรับคำสั่งใหม่ไปทำงานซึ่งจะเจอกับทีมทำงานอยู่บ่อยๆ บางครั้งเรียกว่าประชุมติดตามความคืบหน้า ซึ่งทางภาคธุรกิจมักใช้การประชุมแบบนี้ในการติดตาม KPI หรือผลประกอบการ
#กระประชุมระดมสมอง เป็นการประชุมที่ไม่มีวาระชัดเจน แต่เน้นการเปิดโอกาสให้ทุกคนมาร่วมกันคิดและแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น การประชุมแบบนี้ไม่จำเป็นต้องมีมติแต่จำเป็นต้องมีการกำหนดงานที่ต้องทำต่อหลังการประชุม
ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการประชุมจะมีอยู่ด้วยกัน 2 เรื่องใหญ่ๆ คือ
ใช้การประชุมผิดประเภท เช่น ใช้การประชุมกรรมการเป็น การประชุมแจ้งเพื่อทราบ ทำให้ประธานที่ประชุมพูดอยู่คนเดียว คนอื่นๆ นั่งเงียบกันหมด หรือ แอบเล่นโทรศัพท์ระหว่างการประชุม นั่นแสดงว่า แต่ละคนเริ่มไม่ใส่ใจการประชุมแล้ว ทำให้ประสิทธิภาพในการประชุมลดลง
ปัญหาการใช้การประชุมผิดประเภทจะมีอีกเรื่องคือ การไม่เตรียมพร้อมในการประชุมให้ถูกต้อง เช่น การเตรียมข้อมูลให้เพียงพอเพื่อพิจารณา หรือ การไม่แจ้งวาระหรือพูดคุยกันก่อนที่จะเอาเข้าประชุมเพื่อพิจราณาจนกลายเป็นการประชุมระดมสมองในการประชุมลงมติ ซึ่งจะทำให้เกิดโอกาสในการเข้าใจผิดเป็นอย่างมาก ไม่ว่าจะเกิดจากการเงียบในห้องประชุม หรือการโต้เถียงที่มีเวลาอย่างจำกัดในห้องประชุม ยิ่งในวัฒนธรรมแบบไทยไทยแล้ว ยิ่งเงียบไปกันใหญ่ พูดมากเดี๋ยวเค้าจะผิดแล้วเขาว่าจะเราโง่ คิดไปโน้น
ปัญหาที่ 2 คือ การเอาคนที่ไม่ควรจะเกี่ยวกับการประชุมเข้าที่ประชุม
การไม่เกี่ยวข้องคือ ไม่กี่ยวในความรับผิดชอบ และไม่เกี่ยวกับความสามารถ คนที่ไม่เกี่ยวในความรับผิดชอบดูได้ง่ายๆ คือ เข้ามาแล้วนั่งเฉยๆ และลงชื่อว่าเข้าร่วมประชุม โดยที่ยังไม่รู้เลยว่า ผลการประชุมนี้เอาไปใช้ประโยชน์อะไร ซึ่งในทางแก้ไขคือ สามารถทำหนังสือแจ้งผลการประชุมไปยังบุคคลหรือหน่วยงานต่างๆ ก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเอาเข้ามานั่งในห้องประชุมให้เสียเวลา และเกิดความน่าเบื่อหน่ายในที่สุด
การไม่เกี่ยวข้องในความสามารถคือ คนคนนี้อาจจะเกี่ยวในหน้าที่รับผิดชอบ แต่ไม่สามารถช่วยอะไรได้เลย มีอะไรก็ทำไม่ได้ แบบนี้แสดงว่าความสามารถไม่เข้ากับที่ประชุม ดังนั้น การที่เอาคนนี้เข้าประชุมด้วยจะทำให้เสียเวลา ควรให้เขาไปทำงานในสิ่งที่เขาสามารถทำได้ดีกว่า
วิธีการแก้ปัญหาการประชุม
1. กำหนดรูปแบบการประชุมให้ชัดเจน เพื่อระบุว่า การประชุมในครั้งนี้ต้องการอะไร ไม่เอารูปแบบการประชุมมาปนกันในครั้งเดียว หากต้องการมีหลายประเด็นที่ต้องการ ให้แยกแยะการประชุมเป็นเรื่องๆ แล้วค่อยประชุมทีละเรื่อง
2. ถ้ามีการประชุมเกิน 7 คน ให้ดูว่า มีใครบ้างที่ไม่มีส่วนร่วมในการประชุมเลย ถ้ามีแสดงว่า การประชุมนั้นกำลังไม่มีประสิทธิภาพแล้ว
3. มีวาระการประชุมที่ชัดเจน หากจะนอกเรื่อง ให้นอกเรื่องหลังที่ประชุม
4. บางเรื่องไม่จำเป็นต้องประชุมก็ได้ ใช้วิธีการสื่อสารทางอื่นแทน เช่น การโทรศัพท์ การทำหนังสือแจ้ง การส่งข้อความ เป็นต้น แทนการประชุม เพราะการประชุมมีต้นทุนสูงมาก มาจากเงินเดือนของผู้เข้าประชุมทั้งหมดซึ่งอาจจะแพงมากตามตำแหน่ง ยิ่งแพงยิ่งต้องทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงมากยิ่งขึ้น
ถ้าเราจัดการการประชุมให้มีประสิทธิภาพได้ การประชุมจะไม่น่าเบื่อและไม่เยอะจนเกินความจำเป็น จนกลายเป็นคำพูดว่า เค้าจ้างมาประชุม และที่สำคัญ คนที่เข้าประชุมบ่อยๆ โดยเฉพาะเป็นประธานการประชุมทำอย่าง อาจจะบอกได้อีกอย่างนึงว่า เขากำลังพยายามตัดสินใจทุกอย่างด้วยตัวเอง โดยไม่กระจายการทำงาน หรือ ไม่ได้ให้การทำงานเป็นไปแบบมีส่วนร่วมเลย
ดร.นารา กิตติเมธีกุล